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GED

TopDe quoi il s’agit ?

La gestion électronique de documents ou GED (gestion électronique de l’information et des documents) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.

La GED permet de maîtriser les flux de documents et d’en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l’archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut induire des économies financières et des gains de productivité intéressants.

TopQuel intérêt ?

Réduction des coûts liés au papier et aux impressions :
L’existence d’un document papier induit des coûts : consommables, recherche, archivage. La GED réduit au moins en partie ces coûts.

Accès centralisé, contrôlé et sécurisé aux documents :
Le système de GED est accessible de partout dans l’organisation. Plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.

Recherche rapide
L’indexation et la recherche de documents sont plus rapides, complètes et précises dans un système de GED que dans des archives papier.

Démarche qualité
Tout document produit ou transitant par votre organisation est enregistré dans la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre de la démarche qualité.

Sécurité

Couplé à une solution de sauvegarde, la GED permet de s’assurer de toute perte de document en cas de sinistre ou d’acte de malveillance.

TopFonctions

Acquisition
L’acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu’électroniques.

Classement
Lorsqu’un document entre dans le système de gestion, il doit pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d’ajout, responsable de l’ajout) et son contenu (recherche en texte intégral).

Stockage et sauvegarde
Il est impératif de garantir l’intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s’intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

Diffusion
Les documents ont souvent vocation à être diffusés, la GED simplifie ce processus qui vous permet de mieux communiquer en interne comme en externe.

Archivage
Certains documents doivent légalement être conservés mais n’ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l’archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.

TopDémarche d’ITOLS

La démarche d’ITOLS passe d’abord par une totale compréhension du fonctionnement de l’entreprise concernée, il ne suffit pas d’installer un produit ou une solution technique mais clairement d’appréhender la manière dont fonctionne le Client afin d’adapter la solution à ses processus internes (ex: Comptabilité, Achat, Finance, Production, Logistique, …).

Notre offre comporte les points suivants :

  • Analyse des processus de l’entreprise,
  • Identification des flux de l’information et des acteurs associés,
  • Mise en place de la solution technique,
  • Accompagnement au changement,
  • Support et assistance.
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